jueves, 10 de abril de 2008

SISTEMA DE INFORMACION LOGISTICO

QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN LOGÍSTICO?

El enlace entre el entorno, los vendedores y los clientes, por un lado, y el responsable logístico por otro, se realiza mediante un sistema de información que proporciona los datos básicos y ayuda en la toma de decisiones logísticas. Berson define un sistema de información como:

Una estructura interactiva de personas, equipos, métodos y controles,
diseñada para crear un flujo de información capaz de proporcionar
una base para la toma de decisiones por parte de la dirección.


El principal objetivo de la obtención de información es la toma de decisiones. Para obtener los datos que necesita, el logístico puede desarrollar diversos medios, abarcando estos medios desde el intercambio informal de datos, a procedimientos de recolección de información perfectamente establecidos. Desde que el ordenador ha comenzado a ser parte importante de la operativa empresarial, los sistemas de información se han ido formalizando y estructurando. La creciente capacidad de los ordenadores para almacenar y manipular datos ha hecho que estos sean la parte más importante del diseño de los sistemas de información. No quiere decir que todos los sistemas de información deban estar basados en el empleo de computadoras, sino que simplemente éstas han aumentado la capacidad de la dirección para almacenar y recuperar rápidamente grandes cantidades de datos.

El sistema de información logístico es un subconjunto del sistema de información global de la empresa. Es el punto donde se reúne la información relevante a la toma de decisiones logísticas. El SIL es un sistema de manipulación, transmisión y almacenamiento de datos que da valor tiempo y espacio a la información. También puede actuar como sistema de decisión cuando se le programa como sistema de control, dado que el SIL también ayuda en el análisis de datos a través del uso de modelos estadísticos y matemáticos, se puede considerar que es algo más que un banco de datos o un sistema de tratamiento de pedidos

El la siguiente figura se muestran los elementos básicos de un sistema de información logístico (SIL). Dentro del sistema tienen lugar tres actividades primarias: comunicación de los datos de entrada, procesamiento y almacenamiento de dichos datos y recuperación de la información almacenada que ya ha sido procesada

Entorno
Entrada de información
Actividades internas
a. Almacenamiento de datos
I. Almacenamiento
II. Recuperación
III. mantenimiento de ficheros
b. Transformación de datos
I. Operaciones básicas de procesamientos de datos
II. Análisis de datos empleando técnicas matemáticas y estadísticas
Director logístico
(toma de decisiones)
Salida de información
Decisiones

Elementos del sistema logístico de información y relación entre el entorno y el responsable de la toma de decisiones

Dentro del sistema de información, el sistema de decisión puede ser de dos tipos. El primero incluye los modelos matemáticos y estadísticos que facilitan el análisis de los datos. Este sistema de decisión no toma las decisiones finales ni inicia ninguna acción y se denomina sistema de ayuda a la decisión. El segundo es el llamado sistema de control y es similar al primero con la salvedad de que este ciclo de decisión se cierra en el. Esto es partiendo de unas reglas de decisión preestablecidas, el sistema responderá a los datos del entorno e iniciará alguna acción. Ejemplos de esta clase de sistemas son los sistemas automatizados de control de inventarios, o los sistemas de almacenamiento y recuperación en almacén controlados por ordenador.

Las funciones de transferencia, transformación y almacenamiento

Todos los sistemas de información realizan las mismas funciones básicas: transferir, transformar y almacenar datos.

La transferencia de información se preocupa del movimiento de los datos a través de la red de información. La mayor parte del movimiento se realiza desde y hacia los puntos de procesamiento de información. Ejemplos de esta actividad de transferencia dentro del SIL pueden ser la transmisión del pedido del cliente y el punto de tratamiento del mismo, o el enlace de la red a través del cual el ordenador envía los pedidos para el stock a los centros de producción

La función de transformación es una actividad de conversión de datos con el objetivo de crear una información que el responsable pueda emplear en la toma de decisiones. Esta transformación se realiza a dos niveles: operaciones básicas de procesamiento de datos y tratamiento complejo de los mismos empleando técnicas matemáticas y estadísticas rigurosas. Al contrario que las actividades de transferencia, las de transformación normalmente tienen lugar en puntos centralizados de la red de información.

La función de almacenamiento suele ser centralizada, las actividades de almacenamiento incluyen la creación, recuperación y mantenimiento de ficheros. Este mantenimiento de la información puede ser con datos sin transformar, como por ejemplo el almacenamiento de los datos contables de los pedidos, o con datos ya procesados, como por ejemplo los informes y resúmenes de datos. El almacenamiento proporciona a la información una dimensión de tiempo que es valorable, especialmente cuando los datos están disponibles de forma continua aunque las decisiones deban realizarse periódicamente.

Especificaciones para el diseño del sistema

El diseño de un sistema de información logístico se centra en tres factores: las decisiones que hay que tomar, los requerimientos del sistema de información y el control sobre los sistemas de control.

Decisiones a tomar: Si no existieran restricciones económicas ni físicas para los sistemas de información, el logístico podría estar tentado de disponer los modelos de decisión y de cualquier información por pequeña que fuera. Incluso con restricciones, normalmente los responsables de la logística sufren de sobreabundancia de información, información que su mayor parte no es particularmente para la tarea que deben realizar.

Una forma adecuada para diseñar el SIL, es identificar las decisiones logísticas que se van a tomar, estructurando entonces el SIL para que ayude en la toma de las mas importantes. A menudo, la importancia de una decisión para el objetivo del diseño del SIL se mide en función de la frecuencia con la que se tiene que tomar. Como ejemplos de decisiones muy frecuentes, y que por tanto deben tener la máxima prioridad en ele diseño del sistema, podemos encontrar el control de inventarios, la planificación de envíos, la salida de envíos o la preparación del pedido en el almacén. De este modo, el diseño debe reflejar la necesidad de recuperación de la información en función de la frecuencia de su uso, adecuando la capacidad para mantener esta información disponible siempre que sea necesaria, y planificando el equipo apropiado para analizar, transmitir y difundir la misma. Por su parte las decisiones menos frecuentes como la ubicación de los almacenes, su configuración interior y el diseño de los paquetes, deben tener una influencia menor sobre el diseño del sistema, aunque es deseable hacer algunas previsiones para el análisis de las mismas cuando ocurran, así como para anticipar los requerimientos de información en esos casos.

Requerimientos del sistema de información: El diseño del SIL también debe reflejar el impacto que tiene tanto sobre el servicio al cliente, como sobre los costes logísticos. Las diferentes alternativas de diseño del sistema se distinguen en la velocidad de transferencia y transformación de los datos. Dado que la velocidad de transferencia de la información del pedido desde el cliente al punto donde se toma acción sobre el mismo afecta al tiempo total que pasa desde la emisión del pedido por parte del cliente hasta su recepción, los niveles de servicio al cliente variarán según cambie el diseño del sistema.

Control sobre el SIL. Si el SIL contiene en su estructura algunos subsistemas de decisión de decisión automática o de control, debe ser diseñado de forma que el responsable del mismo no pueda perder el control sobre ellos. Auque es posible diseñar algunos sistemas de control para que sean autocorrectivos se requieren de controles de seguridad adicionales. El primero es el informe de anomalías: cuando el sistema de control no está funcionando dentro de los límites preestablecidos, su diseño le debe permitir generar informes relacionados con la situación de pérdida de control, de esta forma, el responsable del sistema puede decidir sobre la acción correctora y la intervención manual necesaria.
El segundo control de seguridad es la comprensión de la dirección de cómo opera el sistema. Normalmente los sistemas de control se implantan para sustituir a sistemas manuales.

DATOS DE ENTRADA Y SU COMUNICACIÓN
La transferencia de los datos de entrada es una actividad primaria dentro del sistema de información logístico. En su mayor parte es un proceso mecánico en el que se transfieren físicamente los datos desde su origen al punto de procesamiento donde se almacenarán o transformarán.

Fuentes de datos
Los datos relevantes al proceso de toma de decisiones logísticas se obtienen tanto dentro como fuera de la compañía. Así, las fuentes de datos mas importantes son los documentos de operación de la empresa, los informes contables, los estudios logísticos, la información publicada en periódicos y revistas y los consejos y opiniones.

Documentos de operación de la empresa. Los pedidos son una de las fuentes más importantes disponibles al logístico con los datos de los clientes. Normalmente este pedido contiene información sobre la dirección del cliente, artículos solicitados, su peso y la fecha del pedido. Toda esta información es la clave para iniciar el flujo del producto, siendo el sistema de información que trata estos datos. Este sistema es conocido como el sistema de tratamiento de procesamiento de pedidos, es posible afirmar que es un subconjunto del sistema de información logístico. En el siguiente diagrama de flujo simplificado de procesamiento de pedidos. Los datos sobre las ventas sin manipular o en su formato original se transmiten al almacén y posteriormente a las centrales para la facturación y otros procesos. En esta fase puede existir una pequeña manipulación de datos destinada únicamente a preparar informes en resúmenes de ventas, inventarios y pedidos de reposición de stoks, también puede convertirse fácilmente en un sistema de control de inventarios completo, su principal función es transmitir los datos relativos a las ventas a los puntos de distribución del sistema, donde se satisfacen las demandas de los clientes.






Entrada de pedido por teléfono

Pedidos recogidos por el vendedor



Envío de productos al cliente



Transmisión del pedido a las oficinas
Centrales












Situación del
Pedido



Factura
Almacén
Documento de pedido preparado
Documento de envío preparado
Comprobación de la situación crediticia del cliente

CLIENTE
Central de procesamiento de pedidos

A procesamiento de Al departamento de
datos facturación
Grupo de procesamiento de datos/ordenador
Actualización del inventario y acción de reposición del stock
Facturación
Informes sobre las ventas
Área de ventas
Ejemplo de flujo de información sobre las ventas en un sistema centralizado


Informes contables. Son una importante fuente de información interna para el logístico. Este tipo de información se centra en la identificación de los costes de las distintas actividades, incluyendo las logísticas. Las decisiones logísticas a largo y a corto plazo requieren una gran variedad de información, factores como las tarifas de transporte o los costes de almacén que necesitan estar disponibles en forma continua e inmediata, otros factores relacionados con los precios de los equipos y los costes de construcción. Todos estos ligados al factor tiempo, junto con la identificación de los factores de coste críticos relacionados con una determinada operación logística, forman el punto de partida para construir la base de datos logística.

Investigación logística. La investigación proporciona todos aquellos datos normalmente no pueden ser generados ni por el sistema de procesamiento de pedidos, ni por el sistema contable. Otros objetivos de esta investigación puede ser el proporcionar datos que reduzcan la incertidumbre en el proceso de decisión, o una simple mejora de la base de datos logística.

Información publicada. La mayor parte de la información secundaria que necesite el logístico suele estar disponible fuera del entorno de la empresa, ya que se considera parte del SIL. Los periódicos económicos, los informes sobre investigaciones patrocinadas por el gobierno o las publicaciones académicas, son ejemplos de fuentes de información sobre la tendencia de los costes, los avances tecnológicos, las nuevas técnicas para la toma de decisiones o las nuevas alternativas logísticas.

Consejos y opiniones. Hay que considerar como fuentes de información a los ejecutivos de la empresa, empresas consultoras, a los responsables de las ventas y a todo tipo de personal operativo.

Alternativas para la transferencia de información

El número de alternativas que dispone para diseñar el sistema de transferencia de datos es demasiado alto como para intentar describir todas, solo se mencionaran algunas de las mas populares.
En primer lugar, la transmisión de datos del pedido se puede realizar a través de un vendedor encargado de su recogida, a través de los servicios postales.
Una segunda consideración es que el número de puntos nodales donde la transmisión se detiene temporalmente, varía según el diseño del sistema de comunicación. En estos puntos nodales se realizan actividades como la preparación del formato de los pedidos, la preparación de los documentos de los envíos, facturación, comprobación de la disponibilidad de los stocks o el control de la situación crediticia de cada cliente.

ACTIVIDADES INTERNAS DEL SIL

El almacenamiento y transformación de los datos contribuyen a dar utilidad y oportunidad a la información de los datos contribuyen a dar utilidad y oportunidad a la información que se obtiene en estado primario del entorno. Ambas actividades se desarrollan a dos niveles dentro del sistema de información: nivel básico de procesamiento de datos y nivel de análisis para la ayuda a la toma de decisiones.

Procesamiento básico de la información

El primer nivel de procesamiento de datos se preocupa de la transformación de los datos primarios a formatos más útiles. Para ello se puede utilizar la codificación, manipulaciones aritméticas y estadísticas y los informes y resúmenes. El valor tiempo se le da a los datos a través de funciones de almacenamiento como la codificación, la recuperación o el mantenimiento de ficheros. Ejemplos que pueden ilustrar el procesamiento básico de los datos pueden ser las actividades de codificación geográfica, codificación de productos, previsión de ventas o el análisis estadístico.

Codificación geográfica. Los datos relativos a las ventas se introducen en el SIL en relación con el cliente. Esto significa que dichos datos se obtienen a partir de los pedidos, los cuales ligan toda la información al nombre del comprador. Entonces la toma de decisiones logísticas se ve facilitada si este tipo de datos se relacionan con una zona geográfica, en vez de hacerlo en función de la contabilidad de las ventas. Así, el análisis para la toma de decisiones sobre el transporte, la ubicación de los almacenes o la política de stocks, se mejora si se emplea información agrupada en función de la zona geográfica. Para el logístico, una compra de un cliente es la zona geográfica donde se ha hecho la lista de prodectos que ha pedido, el peso del envío, un requerimiento de servicio y una distancia física respecto a otras compras, entonces sería mejor que la información estuviera relacionada con un código geográfico del cliente.

Esta codificación puede llevarse a cabo de diferentes maneras. Un método muy simple es colocar un mapa una cuadrícula lineal, utilizando como código para cada zona el número de la fila y de la columna de la cuadrícula correspondiente a dicha zona.

El tamaño de cada cuadrícula debe equilibrarse, de modo que se evite, por un lado, celdas muy grandes que agrupen un gran número de cuentas, con lo que se perdería en la representación de la información, y que se evite, por otra parte, la creación de cuadrículas muy pequeñas que lleven a una subdivisión geográfica casi por clientes, perdiendo las ventajas en coste y operativa de método.

Una vez que se ha establecido la cuadrícula, la distancia entre dos celdas se puede calcular simple y precisamente a través del teorema de Pitágoras, se requiere determinar la distancia entre dos puntos A y B dadas sus posiciones de acuerdo a un sistema de coordenadas cartesiano.



Si se desea ajustar los valores de estas distancias rectangulares a los trazados reales de las carreteras, se puede emplear una fórmula como la siguiente:

donde la forma aproximada , w=1.15 y p=1.78 para los Estados Unidos

Codificación del producto. El manejar la pista a varios miles de productos repartidos entre los puntos de venta, los almacenes y las fábricas, es una labor que se ve facilitada por el uso de códigos de producto que identifiquen un producto, un pedido o un suministrador. La posibilidad de emplear la tecnología láser y la necesidad de introducir las datos de los productos en los ordenadores con mayor velocidad y precisión, ha dado lugar al nacimiento del código universal de producto. El diseño mas popular es el código de barras que puede verse en la mayoría de las etiquetas de los productos de consumo, para su máxima utilidad se usa un scanner de luz. Actualmente, la codificación de los productos y el procesamiento por ordenador se están empleando para mejorar el control de inventarios, la clasificación de los pedidos en los almacenes, el establecimiento de precios o la reposición de los stocks.

Previsión de las ventas. La previsión de las ventas a corto plazo de las ventas es una actividad vital para el mantenimiento de unos niveles razonables de inventario y para realizar la planificación del transporte. Por ello, es una de las actividades de procesamiento básico de datos del sistema de información mas frecuente. Por otra parte las previsiones a largo plazo son importantes para el diseño y mantenimiento de un sistema logístico óptimo a lo largo del tiempo.

Las previsiones o estimaciones son un ejemplo de transformación de datos en la que no hay análisis. Su objetivo es anticipar cual va a ser el comportamiento futuro de algún factor que va a repercutir sobre los resultados de una determinada línea de acción, las estimaciones constituyen parte de la información de entrada al análisis de decisiones.

Análisis estadístico. Generalmente los sistemas de información disponen de una serie de técnicas estadísticas estándar como parte de los paquetes de software de los ordenadores. El objetivo de estas técnicas es ayudar a la transformación de los datos a un formato más útil y hacer análisis de los mismos para descubrir las relaciones básicas existentes en ellos, como el análisis de regresión-correlación, test no paramétricos, el análisis factorial y el análisis de varianza.

Análisis de ayuda a la toma de decisiones

Existen muchos modelos y técnicas que hacen algo mas que manipular datos, diferenciándose de los anteriores en que éstos evalúan cursos de acción alternativos y también pueden buscar la mejor acción posible. Se considera parte de un sistema de información, ya que proporcionan los datos necesarios que conducen directamente a la toma final de decisiones. La información que se genera en estos modelos es de mayor nivel que la información generada por las actividades de procesamiento básico de datos, dado que esta última sirve, como entrada al análisis de ayuda a la toma de decisiones.

Los modelos de ayuda a la toma de decisiones están disponibles en el SIL, bien como modelos estándar, bien como modelos específicos realizados para tratar los problemas logísticos de una empresa . es posible clasificar este tipo de modelos de ayuda a la toma de decisiones en tres grupos: modelos algorítmicos: modelos de simulación y modelos heurísticos.

Modelos algorítmicos. Se basan en procedimientos matemáticos precisos para la avaluación de las diferentes alternativas. Estos procedimientos garantizan encontrar la solución óptima. Ejemplos de este tipo de modelos son los denominados de investigación operativa, entre los que podemos incluir la programación matemática, modelos de secuencia y modelos de reemplazamiento de equipos.

El modelo EQQ para control de inventarios es un ejemplo de modelo algorítmico muy popular en aplicaciones prácticas, capta la esencia del problema de los inventarios, por lo que aún es un submodelo básico en modelos de inventario mas sofisticados matemáticamente. Este modelo obtiene la cantidad óptima de productos a pedir cuando las existencias alcanzan un nivel predeterminado. La formula del modelo, un balance entre los costes del pedido y los costes de inventario es:


Modelos de simulación. Las simulaciones son descripciones matemáticas de sistemas complejos del mundo real que normalmente deben manipularse con la ayuda de un ordenador dado el enorme esfuerzo computacional requerido. La gran ventaja de la simulación es que puede obtenerse información acerca del funcionamiento de sistemas complejos sin tener que alterar su operativa normal. Estos modelos se crean para cada problema concreto a analizar.

Los modelos de simulación se han desarrollado como ayuda a la solución de muchos problemas logísticos. Áreas en las que se han creado modelos pueden ser las decisiones para la ubicación de servicios de almacén, control de inventarios y planificación de rutas de transporte.

Modelos heurísticos. Son una especie de combinación del realismo de los modelos de simulación en la definición del problema por un lado, y de la búsqueda de la solución óptima de los modelos algorítmicos por otro

Hasta ahora. El empleo de modelos heurísticos ha permitido la resolución de diferentes problemas logísticos. Entre estos podemos mencionar la ubicación de almacenes, la consolidación de pedidos para ahorro de costes, la planificación de entregas locales por carretera y la programación de vuelos.


SALIDA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La comunicación de la información desde los puntos de procesamiento de la misma es una extensión de la red de comunicación de los datos de entrada. Generalmente se emplean los mismos dispositivos y servicios de transmisión. Lo único que difiere es el flujo de la información. La velocidad es el criterio dominante a la hora del diseño de los circuitos de salida de información. Normalmente la salida de información SIL se hace a través de informes. Una primera clasificación puede dividir en informes de información y de acción.

Informes de información

Este tipo de informes no inicia directamente ninguna acición , su misión es proporcionar la información adecuada a partir de la cual el responsable logístico pueda tomar cualquier acción.

Este tipo de información se puede ver en resúmenes, informes de situación, informes de excepción y salida de los modelos de ayuda a la toma de decisiones.

Informes de acción

Los informes de acción difieren de los anteriores en que estos provocan la realización de alguna actividad, como puede ser los pedidos de reposición de stocks a las fábricas, emisión de rutas y asignación diaria de camiones o planificación de tratamiento de los pedidos en los almacenes.

Este tipo de informes es muy común en los sistemas de control automáticos que existen en el SIL. Dichos sistemas de control son sistemas de información-decisión a los que se ha añadido reglas de decisión y referencias estándar.